環境政策課 藤野
チャレンジした内容
地域の下排水溝清掃で発生した残土処理の業務は、今まで申請者から回収を行う業者に連絡が渡るまでの全ての流れにおいて「紙ベース」で手続が行われていました。
一連の流れで申請書の授受の行き違いや、回収場所の地図が不明瞭で指定場所が未回収となるなど多くの問題が生じていたため、改善を図るべくLoGoフォームなどデジタルツールを活用し、申請者・事業者・市の3者にメリットのある運用体制の構築に取り組みました。
【デジタル化した後の事務の流れ】
申請者が回収日時や場所をオンラインフォームで報告
市側で回収場所をデジタルマップ化、また回収日時等をデジタルカレンダーに登録
回収業者は共有されたマップとカレンダーをもとに回収実施
長年紙ベース行ってきた事務のため、当面は紙の申請書でも受け付けられるよう、オンラインフォームの項目などは紙の申請書に準拠したものにし、無理なく電子申請に移行できるよう留意しました。
チャレンジャーからの一言
紙ベースで受付することに比べ、オンライン化することで以降の事務で使用するデジタルツールとの連携がしやすくなりました。また、担当でない職員が申請を受けた場合でもデータを蓄積できるようになるなど、効率化にもつながりました。
また、回収場所や日時をGoogleマップやGoogleカレンダーでも管理できる様になったので、職場の端末以外でも情報の確認が容易にできるようになり、回収業者とも情報共有が可能になるなど、利便性が向上しました。
データをデジタル化して整理することで、他のサービスでの活用も広がっていくので、さらなる業務効率化にも挑戦したいです。