市民課 高原
情報デジタル推進課 和田
チャレンジした内容
「おおいた広域窓口サービス」とは、大分県内の17市町（姫島村を除く）の窓口で、住民票の写しや戸籍証明書など各種証明書の交付を受けることができるサービスです。
このサービスを利用して発行した証明書の発行手数料は、委託自治体と受託自治体で案分して入金するため、日々の交付件数を正確に把握する必要があります。
発行した件数については、月・半年・年と定まった期間で県内の自治体と相互に確認を行うのですが、中津市が集計している件数が合わないと連絡があることもあり、請求書の枚数を数えるなど、確認作業に多くの時間を要していました。
【入力ミスが発生していた要因】
日々の発行件数を入力する際、「該当箇所に入力された数値」と「その日に発行した件数」を頭の中で足し算して直接入力していた。
チェック体制がなく、担当者のみの確認となっていた。
そこで、他市町村で発行した件数と中津市で発行した件数を、日付ごとに日計表としてExcelファイルで集計し、RPAを活用することで日計表ファイルを集計表に自動入力させる仕組みを構築しました。
それにより、入力作業はそれほど短縮されてはいませんが、集計データの正確性を確保することができたと考えています。
【期待される効果】
集計作業が自動化されるため、時間と手間が大幅に削減される
入力ミスの防止につながる
データの正確性や信頼性が向上する
他の業務に集中することができる
チャレンジャーズからの一言
市民課業務未経験の中で意識したことは、普段どのような流れで事務が行われているのかでした。
マニュアルなどを見直してその操作は必要な操作なのか、同時に処理はできないのかなど、事務の流れを棚卸しして組み立て直して行きました。
集計方法も今まで積み上げ方式だったものを日時集計に切り替え、自動的に集計ができるようにエクセルの数式を組むなどして、数字の打ち間違えやダブルカウントしないように工夫しました。
中津市を除く16自治体の集計に関しても、RPAを用いることで速さと正確性が大幅に向上し、週末や月末に残業して行なっていた業務から解放されました。
これからも様々な市民課業務でRPAを活用して業務改革に努めて行きたいと思います