ほけんピクシーズ
チャレンジした内容
自治体では住民を対象に様々な健診が実施されています。
かつては当日参加できるものも多くありましたが、コロナ禍を契機にすべての健診を「予約制」にする必要があり、受付に関する事務量が増加したことから、一連の事務を効率化できないか検討してきました。
■STEP1
令和3年度、一部の健診について、電話で行っていた予約受付をオンライン化することで、開庁時間に限らず受け付けることが可能になったほか、会場や健診メニューごとの枠管理を自動化することができました。
■STEP2
令和4年度よりすべての健診についてLoGoフォームを使ったオンライン予約を導入しました。紙媒体の予約票が不要になり、大幅なペーパーレス化や業務効率化を実現しましたが、健診対象者の確認や重複受診のチェック、健康管理システムへのデータ入力作業は依然残ったままでした。
■STEP3（いまココ）
申込者が入力した生年月日情報をもとに、対象となる健診メニューを自動的に表示させる仕組みを追加しました。
また、入力されたデータを健康管理システムへ入力する作業について、RPAを使い自動化しました。
オンラインフォーム上で対象となる健診メニューを自動判定
RPAによるがん検診予約者データのシステム自動入力
なお、今回のRPA導入により、入力1件あたり約1分、トータルで約600分の業務時間削減が達成できました。
チャレンジャーズからの一言
健康管理システムでRPAを利用することが初めてであり、最初はうまく動かすことができず苦労しました。（通常のシステムではボタンなどのオブジェクトの範囲をRPAが自動認識するのですが、今回は手動で範囲を設定しました）
また、健診の種類によって対象年齢や年齢算定基礎日が決まっているため、生年月日から該当するメニューを抽出する際の計算式をJavaScriptで作ることに苦労しました。
オンライン申請において、「予約票の廃止」「定員管理」「対象健診メニューの自動表示」が可能になったことにより、大幅な事務改善につながりました。
フォーム利用者からは、オンラインで好きな時に予約できるようになり便利になったとの声をいただいています。
また健康管理システムへの入力にRPAを導入したことで、入力ミスが無くなったのはもちろん、チェックのための読み合わせも無くすことができました。
今回は、女性のがん検診、大腸がん検診、口腔がん検診をRPAで処理しましたが、来年度は他の検診についても拡大する予定です。
こうした一連の効率化により生み出した時間は、対面でないとできない保健業務の充実へ活かしていきます。
