生涯学習推進室 黒川
チャレンジした内容
現在、公民館・コミュニティーセンターの予約をする際には、各施設に電話で空き情報を確認してから利用施設で申請書を書いて提出、それを受けて当課や公民館が許可証を発行するという事務処理をとっています。
予約者が直接施設へ行って申請書を記入・提出しなければならず、手間がかかるほか、公民館の開館時間は9時～16時であり、その間働いている方は公民館の予約をとるのが難しいという問題を解消するため、LoGoフォームで利用申請フォームを作成し、毎月発行する公民館だよりや中津市HPにQRコードを掲載することにしました。
フォームは全施設で同じものを使用し、受け付けた予約をPDF帳票で出力することで、申請と同時に許可証も発行できるようにするなど、事務の効率化も図りました。
チャレンジャーからの一言
Logoフォームを利用して申請、PDF帳票で出力することで、申請内容・書式が統一され確認しやすくなりました。また、24時間どこからでも受付可能にすることで幅広い年齢層の方が公民館を利用しやすくなることが期待できます。
今後、公民館の予定表を確認できるようになれば「電話で空き情報を確認する」という手間が省け、さらに公民館を利用しやすくなると思います。